Comunicar mudanças e novidades internamente é um desafio para o varejo, seja pela quantidade de gente envolvida ou pela pressão das vendas de todo dia. Uma nova abordagem para as apresentações de Power Point pode ser a saída
Imagine a cena: você precisa criar uma apresentação para comunicar ou tentar vender um novo projeto à sua equipe, seus colaboradores ou seus clientes. Para isso, escolhe o famigerado Power Point, ferramenta que ficou “famosa” pela enxurrada de arquivos de correntes, autoajuda e piadas que correm pelas caixas de mensagem mundo afora. Sem pensar muito, você faz uma breve lista daquilo que precisa falar, abre o programa e desagua toda a sua criatividade na construção de telas com fundos coloridos ou paisagens, letras distorcidas de difícil leitura e sons onomatopéicos para “animar” a apresentação. Pronto, missão cumprida.
Na hora de exibir a criação, você está nervoso, suas mãos suam e o medo de não escolher bem as palavras e, consequentemente, não ser compreendido o preocupa. Isso sem falar na possibilidade de ocorrer alguma falha técnica no equipamento e a incerteza quanto à reação do público desconhecido que o aguarda sem muita empolgação. Mesmo assim, em meio ao turbilhão de emoções e diante de um mundo de incertezas, você abre o arquivo .ppt.
De pé, você se apresenta e começa a explicar os tópicos que havia listado e que agora estão também no telão às suas costas. A cada momento de “branco”, você recorre aos tópicos do arquivo e retoma o rumo da apresentação. Não há interferência da platéia, nem reações que indiquem seu sucesso ou fracasso. O silêncio só é quebrado quando alguém sentado mais ao fundo se queixa de não conseguir ler uma palavra de um tópico. Simpático e um tanto constrangido pela falta de clareza apresentada, você esclarece a dúvida e segue mudando slides freneticamente. No fim, abre espaço para perguntas e ouve poucas dúvidas. Pronto, missão cumprida. Agora, é esperar o feedback positivo.
Ou não.
Se você reconheceu a cena imaginada acima e não entendeu porque depois desta “bela” apresentação o projeto foi malvisto pelos colaboradores ou até recusado pelos clientes, precisa rever seus conceitos sobre o uso de Power Points na comunicação corporativa. Eduardo Cury Adas, sócio-fundador da SOAP (State of the Arts Presentations), empresa de consultoria para desenvolvimento de apresentações, dá a dica. “Não basta saber mexer na ferramenta, tem de saber contar uma história”, explica. Para ele, o Power Point é uma ferramenta poderosa na hora de vender uma ideia, mas isso precisa ser feito de forma criativa. Afinal, muita gente se desmotiva a acompanhar a apresentação logo quando descobre que o recurso escolhido é uma sequência de slides. “O Power Point está para a comunicação interna assim como a televisão está para a propaganda. É uma mídia”, completa.
Mas então como mudar esse conceito e produzir apresentações interessantes e eficazes? Eduardo acredita que o essencial é cumprir cinco passos: estudar a abordagem e estrutura da apresentação, criar um roteiro, gerar o conteúdo que será exposto, criar visualmente a apresentação e organizar a transmissão final da ideia.
O outro sócio-fundador da SOAP, João Batista Galvão de Souza, acrescenta que o primeiro grande objetivo de uma apresentação é despertar o interesse do interlocutor. “Para isso, gasta-se um minuto, no máximo. É só usar uma boa metáfora, uma comparação, uma história ou um questionamento e pronto. É fazer com que as pessoas pensem: ‘o que esse cara está falando? Preciso prestar atenção nisso’. Depois, é manter a atenção e gerar entendimento para, no final, conquistar a adesão”, explica.
Ainda mais no varejo, segmento no qual boa comunicação é vital: muita coisa nova acontece a todo momento – novo produto, novo posicionamento, nova promoção.
Para alcançar a excelência na exibição, Eduardo e João defendem que o apresentador seja treinado para não precisar se apoiar nos slides durante a exposição da ideia. “Apresentador não é um âncora. Ele tem de falar e ter um apoio visual por trás”, comenta João, que ainda deixa claro: “É você quem comanda o slide, não o slide quem comanda você”. Afinal, a oportunidade de expor a ideia a qualquer que seja o interlocutor é apenas uma, e uma simples falha na comunicação pode por todo o negócio a perder.
No varejo, então, a importância das apresentações é ainda maior. “Aquela reunião que acontece uma vez por ano com a equipe de vendas, por exemplo, é a reunião mais importante, na qual eles vão se motivar ou não para alcançar a meta que você programou”, explica João, que inclui ainda a captação de recursos “para o projeto da sua vida” como outra finalidade de uma boa apresentação.Por isso, diz ele, é preciso estar preparado. “A apresentação é a mídia dos 30 minutos, não 30 segundos.
Enquanto a propaganda na TV dá inúmeras possibilidades de exibição, a apresentação ao vivo é única.
É preciso aproveitar”, comenta. Já Eduardo acrescenta que “é preciso encantar, ser objetivo e simples, e se adequar à audiência”. A conclusão sobre a mídia, porém, é consensual entre João e Eduardo: “Se as apresentações são chatas, não é culpa do .ppt”.
O bê-à-bá da boa apresentação
Entenda sua audiência. Junte tudo o que você sabe sobre ela. Se for insuficiente, informe-se com colegas ou nos veículos de comunicação. Se a plateia for ampla, escolha seu público preferencial.
Verifique o que você pode oferecer para aquela audiência. Essa é, de maneira geral, a etapa que merece mais reflexão e cuidado, pois se trata de um trabalho de lapidação. Cuidado com a vaidade. Sua oferta é ampla, mas nem tudo interessa à audiência. Pense que você tem de concluir a frase: “Eu tenho algo a lhe oferecer que vai melhorar sua vida”. Sintetize em uma frase o que você pode oferecer à audiência. De preferência, busque um slogan publicitário para esse fim.
O slogan deve ser a mensagem principal, mas também deve atingir emocionalmente a audiência. Essa mensagem criará interesse, o antídoto para o maior inimigo de um apresentador: o devaneio da platéia. Interesse desperta atenção, recurso escasso. Atenção permite entender a mensagem. Entendimento é fundamental porque ninguém aceita o que não entende. Aceitação é condição necessária para a adesão, o objetivo de uma apresentação.
Verifique que perguntas o slogan pode gerar na audiência. A oferta do slogan (“Eu tenho algo que vai melhorar sua vida”) provocará perguntas como: “por quê?”, “como?”, “quanto custa?”, “quanto demora?”. As possíveis perguntas da sua audiência serão as partes da sua apresentação. A função das partes é mudar de assunto durante a apresentação. Cada mudança de assunto renova o interesse. Isso desperta a atenção, que permite entendimento de sua proposta, que pode gerar a aceitação e, finalmente, chegar ao objetivo, a adesão.
Pense em uma introdução que prepare a mensagem principal. É interessante começar a apresentação com pouca relevância porque tanto apresentador quanto audiência estão
“esquentando motores” e um conteúdo relevante nesse ponto pode não ser entendido. Lembre-se, porém, de que, se a audiência achar que se está “chovendo no molhado” ou se trata de
embromação, o tiro vai sair pela culatra.
Escreva um roteiro em Word, não em PowerPoint. Ele deve estar dividido em: introdução, mensagem principal e partes (mostre as partes da sua apresentação como quem diz: “vou responder às seguintes perguntas”). Escreva uma conclusão que resuma o benefício do que será apresentado. Pense no “take away”: o que você quer que seu público leve para casa do que você lhe apresentou.
Apenas nesse ponto, verifique quais dados são úteis. Critério para avaliação da utilidade: estão a serviço da mensagem principal? Se não estão, não inclua, vai atrapalhar o entendimento do que é importante e pode até matar o interesse. Inclua os dados úteis (aproveite para perguntar se eles são úteis mesmo) no roteiro.
Colete um estoque de exemplos para usar ou não, conforme a dinâmica do evento. Lembre-se de que você estará obrigado a dizer o que o PowerPoint projetar na tela. O estoque de exemplos
é opcional. Por ser opcional é mais quente. Como há componentes emocionais em toda decisão humana, o bom uso do estoque de exemplos pode conseguir a adesão.
Procure imagens que enfatizem o conteúdo de cada slide. Se você enxugou bem a opção de
apresentação do .ppt, haverá frases curtas em cada tela. O ideal é que cada tela não tenha mais do que quatro ou cinco frases. Opte por uma imagem para cada frase ou uma para todas elas, conforme o caso.
Seja você mesmo durante a apresentação. Você vende credibilidade. Sua personalidade é mais crível que qualquer personagem que você criar. Além disso, se você obtiver a adesão, sua personalidade será necessária para a entrega do que foi proposto.
Desde o início de Novembro, a SOAP está presente periodicamente no “Jornal da CBN” (começo e final do dia).
O objetivo é dar algumas dicas para o desenvolvimento de melhores apresentações.
Confira a primeira participação ocorrida no dia 3 de Novembro às 8:21h!
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A obtenção de dados estatísticos, em um mundo inundado de informações por todos os lados, passa a ser uma tarefa fácil.
A dificuldade maior agora está em como agrupar e relacionar uma abundância de dados para facilitar o entendimento de uma audiência.
No video a seguir, Hans Rosling dá um show neste sentido! Ele mostra como um pensamento visual animado pode servir de atalho para uma explicação e consequente entendimento de um raciocínio.
Claro que a performance e a didática do apresentador é ponto fundamental para a transmissão da qualquer mensagem!
Garr Reynolds é um consultor na área de apresentações, vive no Japão, é autor do livro Presentation Zen e possui um blog com muita referência interessante.
Viver no Japão pode trazer muita inspiração para quem trabalha com design. A arte Zen não se aplíca só a filosofia de vida mas também aos negócios.
Este video foi criado para mostrar um outro ponto de vista de Tokyo. Simples, direto e envolvente. Sem palavras mas com uma história visual que leva a audiência a imaginar sua própria experiência.
Mais uma evidência de que apresentação não é só PowerPoint e que os Japoneses tem muito a nos inspirar.
Um contador de histórias que envolve qualquer audiência. Tudo bem que ele tem produtos diferenciados, marca desejada e grandes idéias a seu favor, mas devemos reconhecer que o cara trouxe um novo jeito de apresentar.
O grande mérito do Steve Jobs é encarar o momento da apresentação como se fosse uma teatralização. Ele coloca o vilão, que pode ser o concorrente, o mercado ou mesmo um problema, e em seguida traz o herói, claro, a Apple!
A SOAP foi convidada para escrever em uma coluna do Jornal OJE de Portugal. Será uma coluna semanal com assuntos relacionados a apresentações. Este é o primeiro:
As marcas procuram, nos seus complexos processos de comunicação, criar uma relação de próximidade com os consumidores. Isso é muito evidente na tendência para a utilização da palavra “você” na comunicação publicitária. Mas quando as empresas têm a real oportunidade de serem coloquiais, próximas, cúmplices é quando estão frente-a-frente, olhos nos olhos com o seu público alvo. É o que acontece quando um vendedor está diante do comprador, o fabricante com a equipa de distribuição, nos eventos internos para motivar colaboradores ou nos externos para impressionar prospects. Nestas situações, na maioria das vezes, as empresas utilizam Powerpoint.
E aí, a experiência é sonolenta, chata, arrastada, repetitiva, incompreensivel. A empresa que trata os consumidores por “tu” ou “você” na comunicação de massas, quando está frente-a-frente com outro consumidor (o público de uma apresentação que é o alvo de uma ideia, uma proposta ou um conceito) perde todo o encanto e parece voltar a tratar este cliente por “senhor”. O ambiente fica gelado, as relações distantes, os olhares não se trocam e os olhos não brilham, dá sono….
Em termos técnicos, a comunicação em B2C (Business To Consumer) ou B2B (Business To Business) tenta criar um ambiente de intimidade e a P2P (Person To Person) foge da intimidade. É um paradoxo. Quando existe a palavra “business” há intimidade e quando há duas vezes a palavra “person” há distância.
Como vamos tentar explicar nesta coluna, a solução não está em crucificar o Powerpoint, mas sim em utilizá-lo como uma ferramenta de comunicação calorosa, próxima, cheia de vida. Em resumo, um Superpowerpoint!
Pense comigo: o que é que nos vêm à cabeça quando pensamos em apresentações de PowerPoint? Que são chatas, cansativas, longas… dão sono. Você tem razão. E não é o único a pensar dessa maneira. Mas acredite: culpar o Powerpoint pelas apresentações chatas é o mesmo que culpar o plasma ou LCD lá de casa por um mau programa de televisão.
Absolvemos então o Powerpoint e decidimos culpar o autor das apresentações. Um slide é como uma folha de papel ou uma tela em branco para um artista. E o que fazer então: Mais fácil é começar por dizer o que não fazer! Aqui ficam alguns dos erros comuns que os apresentadores cometem na altura de preparar a sua apresentação: Em primeiro lugar, não pensar na audiência, talvez o mais grave de todos os pecados. A audiência é o nosso cliente e é nela que devem estar focados os nossos objectivos de comunicação .
Parece obvio, mas na maior parte das vezes inundamos a nossa audiência com informação completamente irrelevante para o assunto em causa. Ou seja, trocamos comunicação por informação. Mas há mais: o uso excessivo de “bullet points” ou de textos intermináveis, os fundos que dificultam a leitura, o carnaval de cores e fontes…. e por ai fora. Voltando à metáfora inicial televisão e da programação (sim, nós gostamos de metáforas!) pense numa apresentação como um bom filme. Tente criar uma boa história que prenda a atenção da sua audiência pela estrutura do conteúdo mas que tenha emoção, suspense e até, porque não, um pouco de entretenimento.
Esta semana recebi um e-mail com um convite para uma festa em que pessoas na casa dos quarenta recordam os “Crazy Old Times” de há vinte anos atrás. Nesse e-mail vinha um PPS, o famoso auto-executável que recebemos diariamente com promessas de felicidade eterna ou desgraça imediata. Este PPS tinha um “teaser” para essa festa. Algo como isto: Lembra-se do seu primeiro beijo? Primeiro dia na escola? Do nascimento do seu primeiro filho? Dia do casamento? Por ai fora, tudo datas marcantes. Até que… Lembra-se da sua Primeira Apresentação? Nunca tinha pensado no assunto nesta perspectiva, mas de facto provavelmente para muitos de nós a primeira apresentação estratégica constitui um marco importante nas nossas vidas. Por outro lado, se o assunto é assim tão importante, porque é que na altura de preparar uma apresentação estratégica, decisiva, que pode marcar a aprovação de um projecto onde você trabalhou meses e meses ou determinar o fecho de um negócio, nessa altura você pede à sua secretária ou ao estagiário do Marketing para desenvolver a tarefa de montar o famoso PowerPoint? Não faz sentido. Uma má apresentação pode destruir semanas de trabalho, ou pior ainda, a sua reputação. A analogia entre o primeiro beijo e apresentações funciona aqui na perfeição: cada apresentação estratégica é na realidade como o primeiro beijo. Meses de preparação, o mesmo frio na barriga, um momento determinante para o futuro da sua relação com aquela audiência.
