Dados e números em apresentações
Um cliente da SOAP, do mercado financeiro, precisava engajar gerentes de agências a adotarem uma visão e melhorarem seu atendimento ao cliente. Quem vê a promessa da marca deste Banco na mídia tradicional de massa, cria uma expectativa sobre o serviço. Agora, quem entrega este serviço é o Gerente que está face a face com o cliente. E neste momento, a preparação é tudo. Portanto, ocorre uma comunicação P2P (Pessoa a pessoa) que antecede a B2B e pode prejudicar ou potencializar o resultado na hora da verdade!
Que caminho você acha que nosso cliente deveria seguir na apresentação de preparação dos gerentes para ter maior efetividade?
1) Apresentar dados, gráficos, informações e tabelas com números e estatísticas sobre o tema trazendo consistência e demonstrando o impacto de não atender bem o cliente?
ou;
2) Contar uma história que valorize os atributos que o gerente precisa ter e demonstre os benefícios que ele leva ao exercer estes atributos?
Para responder vamos mergulhar em algumas premissas…
CONTAR HISTÓRIAS AO INVÉS DE PROJETAR DOCUMENTOS
Não gosto de generalizações, portanto, eu diria que em 99,9% dos casos das apresentações corporativas, vale mais à pena contar uma história do que apresentar apenas dados, informações e tabelas.
Os motivos:
- Estamos vivendo um mundo de abundância de informações
- A capacidade do cérebro em reter informações é limitada
- Mais importante que um dado em si é o significado deste dado para a audiência
- Uma apresentação não é um documento
- Uma apresentação não é um teleprompter
- Existem outras mídias para transmissão de dados e informações
- A audiência não quer saber se você estudou, trabalhou ou conhece o assunto
- O que ela quer é uma mensagem que seja relevante e pertinente para sua vida
Chegamos até aqui com a conclusão que: Numa apresentação, mais vale uma boa história do que uma avalanche de números.
Não estou querendo dizer que é proibido apresentar números, mas sim, antes deles, defina a narrativa da história que quer contar e em seguida avalie se seu número ajuda, valoriza e contribui para a compreensão.
No exemplo abaixo, os dados são importantes mas não são colocados em abundância. Pelo contrário, somente aquilo que é relevante para o entendimento do perfil do internauta.
PRINCÍPIOS PARA APRESENTAR DADOS
O problema das reuniões baseadas em dados, resultados e números:
- Falta de compreensão
- Dispersão da audiência
- Maior tempo de reunião para se chegar a alguma conclusão (quando se chega!)
- Irritação, stress e outros efeitos colaterais!
Já trabalhamos com inúmeros clientes que nos pediram para dar um “tapinha” numa apresentação de resultados financeiros e nos recusamos a fazê-lo caso não tivéssemos interferência no conteúdo. Afinal, nosso objetivo muitas vezes é proteger o cliente dele mesmo!
Quando isso acontece, fazemos algumas perguntas básicas:
- Qual é a mensagem central que quer passar?
- Quais são as mensagens de apoio para sustentar a mensagem central?
- Partindo dai, criamos um roteiro. Só após esta etapa avaliamos como os dados estarão a serviço do roteiro.
Alguns princípios ao apresentar dados ou informações financeiras:
1) Vá direto ao ponto
Responda à pergunta: “o que eu quero que minha audiência lembre após a apresentação desta informação?”
2) Escolha a linguagem visual mais apropriada
Responda à pergunta: “Como posso ser o mais claro possível para que minha audiência tire suas conclusões automaticamente ao visualizar a informação?”
3) Limpe ao máximo o seu slide mantendo apenas o que é relevante
Responda à pergunta: “Como deixar a informação o mais clean possível sem perder o sentido?”
4) Valorize o mais importante
Responda à pergunta: “O que é mais importante neste slide para passar a mensagem?” e em seguida: “Como vou realçar esta informação?”
AFINAL, POSSO OU NÃO POSSO APRESENTAR DADOS?
Apresentar dados pode ser a pior decisão que pode tomar como pode também ser uma excelente forma de sustentar sua história!
No primeiro caso, se o que você tem é apenas uma abundância de tabelas, dados e números, sem uma história para contar, simplesmente cancele a sua reunião e mande um email!
Agora, se você tem bons argumentos, insights e uma boa história, mantenha a reunião e utilize seus dados para sustentar seus argumentos.
Esqueça aqueles 348 slides de back-up ou anexo, pois se você precisa disso, seus argumentos talvez não sejam suficientes.
Quando existe pertinência e seus dados contribuem para conclusões da sua audiência, vale a pensa sim apresentá-los. Quando isso acontecer, fique atento ao visual que escolhe para demonstrar os dados:
- Tabela: usada para lembrar dados específicos e realizar análises complexas
- Gráficos de barra: Comparações complexas entre valores
- Gráficos de linha do tempo: Enxergar tendências
- Gráficos de pizza: Comparações simples com poucos dados, usado para entender partes de um todo
De todos os tipos de gráficos para apresentar informações, os meus preferidos são aqueles que utilizam imagens e metáforas. Veja alguns exemplos:
MORAL DA HISTÓRIA
Apresentação não é documento.
Não confunda um slide com uma planilha em Excel!
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